8 способов облегчить планирование графика работы вашего персонала
11.07.2016
100% у вас есть сотрудники, которые разрываются между работой, семьей, школой/детским садом, возможно, дополнительной работой. От непредсказуемых методов планирования могут пострадать и ваши сотрудники и ваш бизнес.

Опытные руководители знают, что планирование времени персонала - это всегда непросто. Более того, в этом заинтересованы обе стороны, но при этом успешно организовать этот процесс удается не многим.

Еще более опытные бизнесмены скажут вам, что нужно руководить людьми, а не управлять их временем. Это правда. Тем не менее - это два абсолютно разных уровня управления, и один не подменят собой другой. Управление временем персонала, это одна из составляющих управления сотрудниками компании, не единственная, но от этого не менее важная, чем другие аспекты (мотивация, целеполагание, обучение и т.д.).

В некоторых видах бизнеса, например, в розничной торговле, сфере услуг, общественном питании координация персонала - это важный процесс, от которого напрямую зависит выручка компании.

Ряд исследований, проведенных в разных компаниях, показал, что простой торговой точки всего-лишь 15 минут, например, несвоевременное открытие, приводит к потере 3% выручки, если это регулярная проблема.

В одной из федеральных аптечных сетей это приводило к потерям
100 000р. выручки в среднем на каждую аптеку. Еще один пример - магазины, расположенные в торговых центрах, регулярно штрафуются арендодателем за несвоевременное открытие. Есть примеры, когда такие штрафы полностью "съедали" прибыль магазина за месяц.

Хорошая новость: это не обязательно должно быть сложно. У нас есть 8 лайфхаков, применяя которые можно облегчить планирование графика работы для вас и ваших сотрудников.
Лайфхак №1. Выявите злоупотребления при планировании.

Злоупотреблять можете вы или ваши сотрудники.

Давайте начнем с ваших работников. Большинство ваших сотрудников, конечно, отличные специалисты. Они стремятся сделать свою работу хорошо. Когда они просят поменять расписание, им действительно это нужно. Они не пытаются отлынивать от работы или каким-либо образом манипулировать вами или другими сотрудниками, чтобы установить удобный им график работы в ущерб интересам организации.

Как же понять, что сотрудник все-таки манипулирует вами?

- Он постоянно просит в пятницу или в понедельник изменить его расписание.
- Отпрашивается уйти пораньше несколько раз в неделю.
- Меняется с коллегами сменами, чтобы получить больше чаевых/бонусов/премий.
- Избегает смен с тяжелыми задачами.
- Не выходит на работу даже если не была найдена замена.
- Просит в последнюю минуту изменений в график без достаточных оснований (например, проблемы в семье или болезнь).
- Всегда аргументирует свои опоздания/прогулы одним и тем же набором чрезвычайных ситуаций.

Если это происходит, поговорите с работником приватно, чтобы узнать, действительно ли существует кризис в его жизни и основания для постоянного изменения графика работы.

Как понять, если источником злоупотребления являетесь вы:

- Выход по требованию. Это значит, что вы вызываете сотрудников на работу в случае если они могут понадобиться. Такой вариант лишает сотрудников возможности работать где-то еще и не гарантирует нормальный доход. Выход сотрудника по требованию удобен для работодателя, но ужасен для персонала.
- Отмена в последнюю минуту. Этот способ похож на выход по требованию. Сотрудники не имеют возможность работать еще в каком-то месте или строить свои планы. А вы можете не платить если отменили вызов, они же не работали.
- Планирование и обновление графика в последний момент. Некоторые работодатели создают расписание за несколько дней (а некоторые - часов, что гораздо хуже). Такой метод держит персонал в подвешенном состоянии. Такое планирование графика не приемлемо.
- Продление смены сотрудников сверх запланированного. Принуждать или ожидать от сотрудников сверхурочной работы не справедливо. Хотя они могут сделать это если хотят заработать дополнительные деньги или же они просто боятся сказать вам "нет". Но вы должны спросить их вместо того, чтобы просто считать это очевидным. Если же они не могут или не хотят, они не должны быть наказаны. В любом случае, так или иначе, правильно фиксировать сверхурочную работу, что бы сотрудники понимали, что вы хотя бы знаете о том, что они работают сверх нормы.

Как правило, владельцы бизнеса злоупотребляют вольным отношением к расписанию своего персонала. Вы пытаетесь найти баланс между достаточным количеством сотрудников и при этом не платить слишком много. Вы не хотите, чтобы компания была перегружена персоналом. Также вы не хотите, что бы сотрудников было недостаточно. И, возможно, прозрачность мешает вносить корректировки в расписание по факту. Может возникнуть ощущение, что ситуацию с таким количеством факторов можно "разруливать" только в ручном режиме или спустить на управляющих, которые также будут решать проблемы по мере поступления.

При этом помните, Вы пытаетесь сохранить сотрудников, а не отпугивать. Если Вы злоупотребляете планированием или позволяете это другим сотрудникам - Вы теряете ценный ресурс. Замена сотрудника - это очень затратный процесс для бизнеса. Простои торговых точек из-за опозданий, не оптимального расписания, невыходов - еще более затратное явление.
Лайфхак №2. Если вам необходимы сотрудники, которые будут выходить по требованию, наймите их отдельно.

Выход по требованию является отличным инструментом для работодателей, потому что обеспечивает работниками не тратя деньги без особой надобности. Работник, нанимаемых на таких условиях, понимает на что он идет.

Используя этот метод:

- Составьте инструкцию, в которой все четко и подробно пропишите: Условия, обязанности, оплата;

- Привлекайте людей, которые ищут именно такую работу;

- Ищите людей, которые не стремятся к стабильному доходу, а преследуют другие интересы;

- Обучите действующих сотрудников дополнительным функциональным обязанностям, что бы они могли временно выполнять обязанности не свой основной должности, а на том месте, где вам требуется временный сотрудник.
Лайфхак №3. Знайте ваш бизнес.

Невозможно планировать, если вы не знаете свой собственный бизнес. Для того, чтобы создать успешный график работы, вы должны знать:

- Какая загруженность вашей компании. В какие дни, часы, месяцы вы наиболее заняты. Понимать сезонность, часы пик, если это относится к вашему бизнесу.
- Нужный график для каждой должности. Вам нужно столько сотрудников, чтобы покрыть каждую задачу. Вам не нужны все кассиры или все кулинары.

При неправильном планировании ваши сотрудники будут выгорать на работе, клиенты останутся разочарованными, а вы потеряете деньги.
Лайфхак №4. Знайте ваш персонал.

Какое образование у ваших сотрудников? Есть ли среди них родители, вынужденные бежать в школу за ребенком? Может, нужно сдвинуть график, чтобы им было легче?

Знайте, кто работает на вас и в чем они нуждаются. Когда Вы знаете ваш персонал, Вы можете составить приемлемый и удобный график работы, и им не придется каждый раз со страхом просить об изменениях в расписании рабочих часов.
Лайфхак №5. Знайте как правильно сообщать о графике работы.

Вы диктатор, когда дело касается графика работы персонала?

Если ваши сотрудники не понимают почему график должен быть именно таким, а вы не хотите им объяснить, их обида будет расти.

На собрании или лично расскажите почему, например, в ближайшие выходные вы планируете больше, чем обычно, или почему так важно иметь три человека в утреннюю смену, хотя это кажется излишним.

Объясните почему оставленный вами график именно такой и почему нельзя/можно его изменять. Покажите им схемы, динамику, отчеты, чтобы они видели как их работа влияет на бизнес.
Лайфхак №6. Создайте условия, чтобы сотрудники законно могли просить об изменениях в расписании.

Насколько сейчас сложно для сотрудников попросить об изменениях в графике работы? Они должны ответить на 20 вопросов выслушать кучу обвинений? Какие методы применять для предотвращения злоупотребления графиком работы?

Итак:

✔Как работает система изменений? Может ли сотрудники просто позвонить вам и сказать, что они не могут прийти завтра и потом повесить трубку? Они пишут сообщение? Или у вас есть определенный порядок, к кому обращаться и как получить разрешение? Это должно быть частью трудовой дисциплины - к кому обращаться, сколько уведомлений написать и что произойдет, если не выполнить процедуру.

✔Выберете способ коммуникации. Пожилые работники могут предпочесть телефон, в то время как младшие захотят отправить текстовое сообщение. Трудно контролировать информацию через различные коммуникационные платформы. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, какой способ использовать при сообщении об изменении в расписании.

✔Убедитесь, что сотрудники понимают, что считается злоупотреблением. Определите, как часто и при каких условиях можно вносить изменение в график, а при каких нельзя. Это должна быть общедоступная информация, зафиксированная в инструкциях или правилах.

В общем, пока сотрудники понимают, что нужно сделать при необходимости могут изменить график работы, и что вы не будете усложнять им жизнь, дела пойдут на лад.
Лайфхак №7. Найдите сотрудников, которые заинтересованы в дополнительной работе.

Некоторые работники имеют сложную и занятую жизнь, и они не будут заинтересованы в изменении или дополнительной работе. Они не должны быть наказаны за это. Вместо этого, найти сотрудников, которые:

✔Готовы работать. Не все сотрудники хотят работать сверхурочно. Вам также не нужно, чтобы работал тот, кто не хочет этого. Это производит гнетущее впечатление на других сотрудников и на клиентов. Вам когда-нибудь встречался в ресторане официант, который жаловался на количество работы? Это малоприятный опыт.

✔Гибкие. Некоторые сотрудники не имеют строгих обязательств и способны взять дополнительную работу. Другие могут хотите, но их гибкость ограничена.

✔Квалифицированные. Вы должны знать, какие сотрудники имеют право работать в доступных слотах в расписании.
Лайфхак №8. Сделайте доступ к графику работы простым для персонала.

График компании это листок бумаги прикрепленный на стене в комнате отдыха? Ваши сотрудники должны звонить вам или коллегам, чтобы узнать расписание?

Сделайте ваше расписание легко доступным онлайн для любого сотрудника. Кроме того, отправляйте им оповещения и напоминания.

Можете рассмотреть:

✔ MoyGrаfik: это самый простой способ планировать и отслеживать время ваших сотрудников. С помощью MoyGrаfik сотрудники получают 24/7 доступ к расписанию работы через смартфон. Они также получают напоминания о сменах, изменениях графика.

✔Google Drive: используя электронную таблицу или документ Google, вы сможете создать расписание в облаке и делиться ими со своими сотрудниками. Установить его для чтения только для них, и использовать различные функции (комментарии, Примечания и т. д.) чтобы помочь с общением. Таблицы Google, например, отправить по электронной почте лицу, если вы упоминаете их в комментарии. Вы можете также известить всех, кто имеет доступ к вашему онлайн расписанию при внесении изменений в документ. Сотрудники могут использовать мобильные приложения для слежения за расписанием, а также компьютер. Это не идеальное решение, но это просто, бесплатно, и то, что вы можете сделать прямо сейчас, чтобы создать большую доступность для всех сотрудников вашей компании.

✔Windows OneDrive: похож на Google Drive, можно создать электронную таблицу или документ в облаке и давать конкретным сотрудникам к ней доступ.
Проблемы в планировании графика работы могут привести к проблемам с сотрудниками и, в конечном итоге, к недовольным клиентам. Этого нужно избежать, потому что замена обоих будет стоить немалых денег. Планирование, гибкость, общение и понимание являются ключом для удовлетворения всех.

Руководите людьми, а управление временем оставьте системе. Используйте MoyGrаfik - облачный сервис для управления персоналом для малого и среднего бизнеса.
Закажите консультацию
или внедрение
Бесплатно 2 недели